Một doanh nghiệp nếu như muốn thành công cần chú trọng đến khâu quản trị các nguồn lực của công ty, đặc biệt là nguồn lực nhân sự. Do đó để có thể đảm bảo việc phát triển bền vững trong dài hạn, doanh nghiệp cần hết sức chú trọng đến việc hoạt động của phòng nhân sự. Vậy phòng nhân sự là gì? Quy trình làm việc của phòng nhân sự ra sao? Cùng theo dõi với OKVIP nhé!
Phòng nhân sự là gì?
Phòng nhân sự là một bộ phận nhỏ trong cơ cấu đơn vị của đơn vị. Bộ phận này chịu bổn phận điều hành gần như các công việc liên quan đến ngành nghề của nhân sự và vấn đề hành chính.
Phòng nhân sự hiện nay còn được gọi là (HR), nhiệm vụ của bộ phận nhân sự là đảm bảo viên chức của đơn vị được làm việc ở những vị trí phù hợp. Được đãi ngộ thích hợp và đào tạo một cách hiệu quả.
Phòng ban này cũng chịu trách nhiệm tuyển dụng, đào tạo, sa thải và điều hành các lợi quyền. Các doanh nghiệp cần phải thường xuyên chú trọng toàn bộ đến bộ phận này và cũng nên thường xuyên cho viên chức tham gia các khóa học quản trị nhân sự để nâng cao kỹ năng và từ đó có thể tăng hiệu quả công việc.
Vai trò của phòng nhân sự đối với doanh nghiệp
Trong doanh nghiệp vai trò của phòng nhân sự chủ yếu đó chính là tuyển dụng, đào tạo và phát triển chủ yếu về nguồn nhân lực để đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp luôn được diễn ra liên tục, hiệu quả.
Đồng thời hiện nay quy trình làm việc của phòng nhân sự còn có thêm việc phụ trách việc chăm lo cho đời sống của toàn bộ nhân viên trong công ty. Đại diện của công ty để đi xử lý các tranh chấp xảy ra ngay tại công sở.
Đồng thời xây dựng và quản lý các chế độ phúc lợi, đãi ngộ dành cho với đội ngũ nhân sự trong công ty. Nói chung, hiện nay trên thực tế phòng nhân sự có vai trò quản lý tất cả các vấn đề có liên quan đến xây dựng, quản lý cùng với việc phát triển nguồn nhân lực chất lượng, bền vững để có thể nhằm đảm bảo cho doanh nghiệp ngày càng phát triển.
Chi tiết quy trình làm việc của Phòng nhân sự
Sau khi hiểu hơn về phòng nhân sự là gì chúng ta sẽ đi tìm hiểu về chi tiết quy trình làm việc của phòng nhân sự hiện nay ra sao? Cùng theo dõi bài viết nhé!
Lên kế hoạch và trình bày yêu cầu tuyển dụng
Việc lên kế hoạch và trình bày yêu cầu tuyển dụng là việc khá quan trọng có trong quy trình làm việc của phòng nhân sự.
Khi mà các bộ phận hoặc công ty có nhu cầu tuyển dụng thêm một số lượng nnhân viên do công việc quá nhiều hoặc là do hiện tại công ty có kế hoạch mở rộng thêm bộ phận hay chi nhánh nào đó, thì phòng nhân sự cần tiến hành lập yêu cầu tuyển dụng dựa trên các quyết định cũng như các kế hoạch mở rộng của công ty.
Yêu cầu tuyển dụng thường sẽ được trình Ban giám đốc xem xét, phê duyệt. Nếu như yêu cầu tuyển dụng trên được xem là phù hợp sẽ được chấp thuận và có thể chuyển cho phòng hành chính nhân sự thực hiện. Hoặc nếu yêu cầu tuyển dụng của phòng nhân sự chưa hợp lý sẽ được trả lại để điều chỉnh, bổ sung.
Tiến hành tuyển dụng
Phòng hành chính nhân sự thường sẽ dựa vào các thông tin về số lượng, vị trí cần tuyển cùng với các mô tả công việc trên phiếu yêu cầu tuyển dụng đã được ban giám đốc duyệt, tiến hành các hành động như đăng tin tuyển dụng trên các kênh tuyển dụng: báo chí, trang tuyển dụng trực tuyến hoặc liên hệ với các trung tâm việc làm…
Sau khi đăng tuyển phòng nhân sự sẽ tiến hành tuyển dụng và tiếp nhận hồ sơ ứng viên gửi đến, tiến hành quá trình sàng lọc hồ sơ và sắp xếp lịch phỏng vấn. Đồng thời cần tổ chức các vòng phỏng vấn vấn phù hợp với từng vị trí công việc. Trong quá trình này ban giám đốc sẽ trực tiếp phỏng vấn ứng viên hoặc một số trường hợp có thể giao cho các nhân viên có đủ khả năng phụ trách.
Thực hiện thủ tục thử việc
Sau khi phòng nhân sự đã lựa chọn được ứng viên phù hợp thì sẽ bắt đầu thực hiện các thủ tục thử việc. Đồng thời nếu như quá trình thử việc hiệu quả có thể tiến hành lập hợp đồng thử việc đúng chuẩn theo quy định của Luật lao động, phát hành giấy nhận việc.
Tiến hành ký kết hợp đồng
Sau thời gian quá trình thử việc, nếu như phòng nhân sự xét thấy ứng viên đạt yêu cầu thì sẽ bắt đầu tiến hành ký hợp đồng lao động chính thức. Đồng thời quy trình làm việc của phòng nhân sự là tiến hành đăng ký danh sách lao động với phòng Lao động thương binh xã hội và lấy các thông tin về sổ BHXH, BHYT cho nhân viên mới.
Trong quy trình làm việc của phòng nhân sự, phòng nhân sự cũng cần lưu trữ hồ sơ của nhân viên mới vào trong file lý lịch nhân viên của doanh nghiệp.
Đánh giá nhân viên
Theo thường lệ, cứ định kỳ thì phòng hành chính nhân sự và Ban giám đốc cùng xem xét, đồng thời đánh giá nhân viên của doanh nghiệp trong khoảng thời gian vừa rồi liệu xem họ có hoàn thành tốt các công việc được giao hay không, xem xem họ có vi phạm quy định của công ty hay không.
Nếu như trong quá trình làm việc nhân viên vi phạm quy định thì cần đưa ra những biện pháp xử lý phù hợp. Đồng thời phòng nhân sự có thể dựa trên các thành tích đạt được mà có quyết định để khen thưởng hay phạt tiền sao cho phù hợp.
Sau khi Ban giám đốc và các trưởng bộ phận đưa ra những nhận xét, đánh giá sau cùng về kết quả làm việc của nhân viên, thì cả ban giám đốc sẽ có thể đánh giá được nhân viên nào làm việc tốt, nhân viên nào hiện nay không làm việc tốt, nhân viên nào có khả năng đảm nhận một công việc khác hoặc là nhân viên nào được thăng chức.
Sau một khoảng thời gian làm việc, thông thường là có thể là sáu tháng hoặc một năm, tùy theo quy định của mỗi công ty khác nhau, Ban giám đốc sẽ kết hợp với phòng nhân sự và xem xét kết quả làm việc của nhân viên để có thể đưa ra các quyết định khen thưởng hay các mức kỷ luật phù hợp. Căn cứ vào mức độ cũng như thời gian làm việc của từng nhân viên mà có quyết định tăng, giảm lương sao cho hợp lý.
Giải quyết các chính sách, chế độ lương thưởng cho nhân sự
Tùy thuộc vào từng môi trường công việc khác nhau của từng công ty, mà Ban giám đốc cùng phòng nhân sự sẽ có quyết định thực hiện các chế độ khác nhau, như là: chế độ thai sản, hay chế độ nghỉ phép năm, chế độ độc hại, phụ cấp…
Ngoài ra phòng nhân sự cần tiến hành giải quyết các nhu cầu nghỉ phép của nhân viên khi họ yêu cầu các loại đơn xin nghỉ phép, xử lý yêu cầu nghỉ việc của nhân viên khi họ làm đơn xin nghỉ việc hoặc đưa ra offer cho ứng viên khi hết hạn hợp đồng.
Ban giám đốc trong trường hợp này chỉ có quyền cho nghỉ việc đối với các nhân viên vi phạm kỷ luật hoặc các nhân viên vi phạm các điều khoản đã cam kết trong hợp đồng hoặc nhân viên đó trong quá trình làm việc đã làm những việc gây tổn hại cho doanh nghiệp.
Quản lý hồ sơ nhân sự
Hiểu một cách đơn giản, hiện nay hồ sơ nhân sự sẽ bao gồm những thông tin về cá nhân lao động như: bảo hiểm, sơ yếu lý lịch, hợp đồng làm việc, bảng lương, tiền lương… Những nhu cầu cần thiết về việc lưu trữ thông tin cho những mục đích sử dụng, khai thác khác nhau cho đến khi cần khiến cho việc phòng nhân sự quản lý hồ sơ nhân sự trở thành một điều thiết yếu của mỗi công ty.
Quản lý hồ sơ nhân sự luôn là một khâu quan trọng trong quy trình làm việc của phòng nhân sự cũng như trong mọi hoạt động doanh nghiệp, bởi nó không chỉ giúp cho các nhà quản lý nắm bắt rõ được thông tin cá nhân của nhân sự, đồng thời còn có thể giải quyết hiệu quả các vấn đề phát sinh bất ngờ trong quá trình làm việc.
Vì vậy, hiện nay trong quá trình hoạt động thì mỗi tổ chức cần trang bị hệ thống quản lý hồ sơ nhân sự chặt chẽ để có thể đảm bảo sự ổn định trong hoạt động doanh nghiệp.
Kết luận
Vừa rồi là thông tin phòng nhân sự là gì cùng với quy trình làm việc của phòng nhân sự không thể thiếu tại mỗi doanh nghiệp, tổ chức mà chúng tôi đã tổng hợp được. Ngày nay việc doanh nghiệp ứng dụng các phần mềm, giải pháp quản lý nhân sự tự động đã giúp bộ phận nhân sự có thể giảm tải tối đa áp lực và số lượng công việc.
Ngoài ra, nếu bạn mong muốn tìm cho mình một công việc ổn định, với mức thu nhập cao. Hãy truy cập ngay cẩm nang việc làm hành chính nhân sự, chuyên tuyển dụng các việc làm trong và ngoài nước như việc làm campuchia, Dubai,.. để ứng tuyển online ngay.
